Programme pédagogique
Structurer les processus et les assistants métier
Documenter un processus puis définir le périmètre de son assistant.
Rythme
À votre rythme
Modalité / lieu
En ligne
Groupe
Individuel ou équipe
Organisme
FOP Academy
Objectifs de la formation
À l’issue de cette formation, l’apprenant sera capable de :
- Cartographier un processus en précisant son déclencheur, ses acteurs, ses étapes et ses résultats attendus.
- Repérer les frictions et évaluer les tâches automatisables ainsi que les risques associés.
- Formaliser une procédure ou les consignes d’un assistant IA et tester les contrôles avant son utilisation.
Public visé
Dirigeants, managers et responsables opérationnels souhaitant développer ou piloter leur activité.
Prérequis
Disposer d’un ordinateur connecté et savoir utiliser des outils numériques. Aucune expertise avancée en IA requise.
Matériel
Connexion Internet et navigateur sur ordinateur, tablette ou smartphone. Un ordinateur facilite la réalisation des exercices et la conservation des fiches.
Durée et rythme
14 étape(s) en ligne à suivre à votre rythme, avec reprise depuis votre compte.
Déroulé pédagogique
Séquence 1
Cartographier un processus de bout en bout
ObjectifDéclencheur, étapes, acteurs, décisions, sortie.
Méthode · SIPOC simplifié + swimlane.
Exercice · Cartographier un processus réel avec toutes les reprises de données.
Résultat attendu · Chaque étape possède un acteur, une entrée et une sortie identifiables.
Outil mobilisé · Cartographe de processus.
Séquence 2
Repérer irritants, doublons et temps perdu
ObjectifAttente, reprise, erreur, déplacement et sur-traitement.
Méthode · Chasse aux 5 gaspillages de service.
Exercice · Observer un processus et quantifier 5 sources de friction.
Résultat attendu · Chaque irritant est chiffré en temps, erreur ou coût quand c'est possible.
Outil mobilisé · Audit des irritants.
Séquence 3
Identifier les tâches automatisables
ObjectifRègle claire, fréquence, donnée structurée et risque maîtrisé.
Méthode · Feu tricolore Automatiser / Assister / Humain.
Exercice · Classer 25 tâches et justifier 5 refus d'automatisation.
Résultat attendu · La décision d'automatiser tient compte du risque et de l'exception.
Outil mobilisé · Matrice d'automatisation.
Séquence 4
Rédiger une procédure opérationnelle
ObjectifObjectif, périmètre, étapes, contrôle, exception.
Méthode · Procédure 1 page + critères d'escalade.
Exercice · Rédiger une procédure complète avec 3 cas d'exception.
Résultat attendu · La procédure permet à un nouvel arrivant d'agir sans interprétation excessive.
Outil mobilisé · Générateur de SOP.
Séquence 5
Créer checklists et standards
ObjectifAction observable, fréquence, responsable et preuve.
Méthode · Checklist Oui/Non + preuve + anomalie.
Exercice · Transformer 15 consignes vagues en critères observables.
Résultat attendu · Chaque item peut être vérifié sans débat subjectif.
Outil mobilisé · Builder de checklist.
Séquence 6
Construire un workflow de contrôle
ObjectifDéclencheur, tâche, contrôle, alerte et clôture.
Méthode · RACI + seuil d'alerte.
Exercice · Créer un workflow avec responsable, délai et escalade.
Résultat attendu · Une alerte non traitée déclenche automatiquement une escalade définie.
Outil mobilisé · Workflow Builder FOP.
Séquence 7
Mesurer et améliorer le processus
ObjectifTemps de cycle, taux d'erreur, délai et satisfaction.
Méthode · PDCA appliqué au processus.
Exercice · Choisir 4 KPI puis comparer avant/après sur un processus.
Résultat attendu · L'amélioration est validée sur plusieurs indicateurs, pas uniquement la vitesse.
Outil mobilisé · Tableau de performance process.
Séquence 8
Définir rôle et périmètre de l'assistant
ObjectifMission, utilisateurs, décisions autorisées et limites.
Méthode · Charte de mission assistant.
Exercice · Écrire la mission et les 10 limites d'un assistant métier.
Résultat attendu · Le périmètre distingue clairement aide, recommandation et décision humaine.
Outil mobilisé · Canvas assistant métier.
Séquence 9
Préparer une base de connaissances
ObjectifSources fiables, version, format et fraîcheur.
Méthode · Inventaire documentaire + priorité des sources.
Exercice · Nettoyer un corpus et définir la source de vérité.
Résultat attendu · Chaque document possède une version et un propriétaire.
Outil mobilisé · Registre de connaissances.
Séquence 10
Écrire les instructions permanentes
ObjectifRôle, ton, règles, ordre des priorités et format.
Méthode · System prompt structuré en sections.
Exercice · Créer des instructions permanentes avec règles de conflit.
Résultat attendu · Les règles critiques sont explicites et testables.
Outil mobilisé · Éditeur d'instructions IA.
Séquence 11
Créer les garde-fous et interdits
ObjectifDonnées sensibles, sujet hors périmètre, seuil de confiance et escalade.
Méthode · Politique STOP / ASK / ACT.
Exercice · Définir 15 cas où l'assistant doit refuser ou demander validation.
Résultat attendu · L'assistant sait reconnaître les cas où il doit s'arrêter.
Outil mobilisé · Matrice de garde-fous.
Séquence 12
Tester sur des cas réels
ObjectifJeux de tests normaux, limites et adversariaux.
Méthode · Batterie de tests 5×3.
Exercice · Créer 15 scénarios de test et noter exactitude, utilité et sécurité.
Résultat attendu · La validation inclut des cas d'erreur et d'ambiguïté.
Outil mobilisé · Test bench assistant.
Séquence 13
Corriger les réponses et les biais
ObjectifAnalyse d'erreur, règle manquante, source ambiguë.
Méthode · Boucle Erreur → Cause → Correction → Retest.
Exercice · Identifier le biais d'un assistant et corriger instruction ou source.
Résultat attendu · Une correction n'est validée qu'après retest sur anciens et nouveaux cas.
Outil mobilisé · Journal de correction.
Séquence 14
Documenter et déployer l'assistant
ObjectifMode d'emploi, limites, version, support et suivi.
Méthode · Fiche release assistant.
Exercice · Créer la documentation utilisateur et le protocole de mise à jour.
Résultat attendu · Les utilisateurs connaissent capacités, limites et canal de remontée d'erreur.
Outil mobilisé · Fiche de déploiement IA.
Outils et accompagnement
- Outil métier après validation · Ouvrir l’atelier IA restauration.
- Fiche pratique téléchargeable · Reprenez la méthode et les critères du cours, puis renseignez votre action, son responsable, l’échéance et le résultat observé.
- Aide pédagogique · Questions sur la leçon depuis le tuteur IA, selon disponibilité. Le premier appel d’une heure est inclus par apprenant. Les suivants sont à 15 €/h, réglés avant réservation.
Accessibilité et handicap
Avant l’inscription, le référent handicap étudie avec vous les adaptations de supports, de rythme ou d’accompagnement. Pour une intervention sur place, précisez vos besoins de déplacement et le lieu afin de vérifier ensemble les conditions d’accueil.
Contacter le référent handicap · contact@fopacademy.comAccès à la formation
Inscription en ligne pour un individuel, un professionnel ou une entreprise. Accès après confirmation du paiement, ou validation de l’accord écrit de subrogation OPCO et règlement du reste à charge éventuel. En entreprise, chaque salarié accepte son invitation personnelle.
Modalités et évaluation
Étude de situations de restaurant, entraînement individuel et vérification des acquis dans votre espace apprenant.